Privacy Policy / سياسة الخصوصية

Privacy Policy

1) Who we are

This website (awqafconf.com) is operated by [Organization/Company Name] (“we”, “us”, or “our”). Our contact information is:

• Email: [privacy@awqafconf.com]
• Address: [Full Address]
• Phone: [Phone Number]

If you have questions about this policy or how we handle personal data, please contact us using the details above.

2) Scope of this policy

This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and protect personal data when you:

• Visit or use awqafconf.com and related sub-pages.
• Register for the conference, side events, workshops, or newsletter.
• Exhibit, sponsor, speak, or otherwise participate in the event.

3) Personal data we collect

We may collect the following categories of personal data:

• Identity & contact data: name, job title, organization, country, email, phone, postal address.
• Registration data: ticket type, badge details, workshop selections, dietary requirements (if provided), accessibility needs (if provided).
• Transaction data: order history, payment status, invoices. (Payments are processed by third-party providers; we do not store full card details.)
• Communications: messages you send to us (email, forms, chat, WhatsApp), survey responses, support requests.
• Media: photos/video captured during the event; recordings of sessions and webinars.
• Marketing preferences: newsletter subscriptions and opt-in/opt-out choices.
• Technical data: IP address, device and browser info, log files, approximate location, and data collected via cookies and similar technologies.

4) How we collect data

• Directly from you: when you fill forms, purchase tickets, submit abstracts, or contact us.
• Automatically: via cookies, pixels, analytics tools (see Section 9).
• From third parties: registration platforms, payment processors, social networks (when you choose to connect), and referral partners.

5) Purposes and legal bases (where applicable)

We use personal data for:

• Event administration: processing registrations, issuing badges, scheduling sessions and workshops. (Contract/performance of a service.)
• Customer support & communications: answering inquiries, sending confirmations/updates. (Legitimate interests and/or contract.)
• Marketing: sending newsletters and promotional content, showing event highlights and partner offers. (Consent or legitimate interests; you can opt out at any time.)
• Security & compliance: fraud prevention, access control, legal obligations, and record-keeping. (Legal obligations/legitimate interests.)
• Analytics & site performance: measuring traffic and improving the website. (Consent where required; otherwise legitimate interests.)

6) Sharing your data

• Service providers who support our operations (hosting, ticketing, payments, email, analytics, on-site operations). They process data under our instructions and appropriate safeguards.
• Event partners (e.g., sponsors, exhibitors) only if you explicitly opt in to share your contact details or when you allow your badge to be scanned at a booth/session.
• Authorities when required by law or to protect our rights, safety, and property.
• Successors in case of a reorganization or transfer of event operations.

We do not sell your personal data.

7) International transfers

Where data is transferred outside your country, we implement appropriate safeguards (e.g., contractual clauses) in accordance with applicable laws.

8) Data retention

We keep personal data only for as long as necessary for the purposes described above, including to comply with legal, accounting, and reporting requirements.

• Registration and transaction records: [e.g., 6 years]
• Marketing data: until you unsubscribe or your consent is withdrawn.
• Technical logs: [e.g., 12–24 months]

9) Cookies and similar technologies

We use cookies/pixels to operate the site, remember preferences, analyze traffic, and personalize content. You can manage cookies via your browser settings or our cookie banner. For analytics and marketing we may use tools such as Google Analytics and advertising pixels. You can opt out where required by law or via vendor-specific tools.

10) Your rights

• Access, correct, or delete your data.
• Object to or restrict processing.
• Withdraw consent at any time (without affecting prior lawful processing).
• Port your data to another service.
• Lodge a complaint with a data protection authority.

To exercise these rights, contact us at [privacy@awqafconf.com]. We may need to verify your identity.

11) Children’s privacy

Our services are not intended for children under the age required by local law. We do not knowingly collect data from children without appropriate consent.

12) Security

We implement technical and organizational measures designed to protect personal data against unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction. No method of transmission or storage is 100% secure.

13) Third-party links

Our website may include links to third-party sites. We are not responsible for their privacy practices. Please review their policies.

14) Changes to this policy

We may update this policy from time to time. Significant changes will be notified via the site or by email. Please review this page periodically.

15) Contact

For privacy inquiries, data access requests, or complaints: [privacy@awqafconf.com]

سياسة الخصوصية

1) من نحن

يُدار هذا الموقع (awqafconf.com) بواسطة [اسم الجهة/الشركة] («نحن» أو «لنا»). بيانات التواصل:

• البريد الإلكتروني: [privacy@awqafconf.com]
• العنوان: [العنوان الكامل]
• الهاتف: [رقم الهاتف]

للاستفسار عن هذه السياسة أو كيفية معالجة بياناتك الشخصية، يُرجى التواصل عبر البيانات أعلاه.

2) نطاق السياسة

توضح هذه السياسة كيفية جمعنا لبياناتك الشخصية واستخدامها والإفصاح عنها وحمايتها عند:

• زيارة awqafconf.com وصفحاته الفرعية.
• التسجيل للمؤتمر أو الفعاليات المصاحبة أو الورش أو النشرات البريدية.
• المشاركة كعارض/راعٍ/متحدث أو أي صفة أخرى ضمن الحدث.

3) البيانات الشخصية التي نجمعها

• بيانات الهوية والتواصل: الاسم، المسمى الوظيفي، الجهة، الدولة، البريد الإلكتروني، الهاتف، العنوان البريدي.
• بيانات التسجيل: نوع التذكرة، بيانات الشارة (البادج)، اختيارات الورش، المتطلبات الغذائية (إن قُدمت)، احتياجات الوصول (إن قُدمت).
• بيانات المعاملات: سجل الطلبات، حالة الدفع، الفواتير. (تُعالج المدفوعات عبر مزوّدين خارجيين؛ لا نحتفظ ببيانات البطاقة الكاملة.)
• الاتصالات: رسائلك لنا (بريد/نماذج/دردشة/واتساب)، الاستبيانات، طلبات الدعم.
• الوسائط: صور/فيديو للفعالية؛ تسجيلات الجلسات والندوات.
• تفضيلات التسويق: الاشتراك في النشرات وخيارات الموافقة/الانسحاب.
• بيانات تقنية: عنوان IP، معلومات الجهاز والمتصفح، ملفات السجل، الموقع التقريبي، والبيانات الناتجة عن ملفات تعريف الارتباط والتقنيات المشابهة.

4) كيف نجمع البيانات

• مباشرةً منك: عند تعبئة النماذج أو شراء التذاكر أو تقديم الملخصات أو التواصل معنا.
• آليًا: عبر ملفات تعريف الارتباط والبكسلات وأدوات التحليلات (راجع القسم 9).
• من أطراف ثالثة: منصات التسجيل، معالِجو الدفع، الشبكات الاجتماعية (عند الاختيار للربط)، وشركاء الإحالة.

5) الأغراض والأسس النظامية (حيثما تنطبق)

• إدارة الحدث: معالجة التسجيلات، إصدار البطاقات، تنظيم الجلسات والورش. (تنفيذ عقد/تقديم خدمة).
• الدعم والتواصل: الرد على الاستفسارات، إرسال التأكيدات والتحديثات. (مصالح مشروعة و/أو عقد).
• التسويق: إرسال النشرات والمحتوى الترويجي وعرض أبرز فعاليات الحدث وعروض الشركاء. (بناءً على الموافقة أو المصالح المشروعة؛ ويمكنك إلغاء الاشتراك في أي وقت).
• الأمن والامتثال: منع الاحتيال، التحكم في الدخول، الالتزامات النظامية والسجلات. (التزامات نظامية/مصالح مشروعة).
• التحليلات وتحسين الموقع: قياس الزيارات وتحسين التجربة. (بالموافقة حيثما يُشترط؛ وإلا بالمصالح المشروعة).

6) مشاركة البيانات

• مزوّدي الخدمات الداعمين لعملياتنا (الاستضافة، التذاكر، المدفوعات، البريد، التحليلات، التشغيل الميداني) وفق عقود وضمانات مناسبة.
• شركاء الحدث (مثل الرعاة والعارضين) فقط عند موافقتك الصريحة على مشاركة بياناتك أو عند سماحك بمسح بطاقتك في جناح/جلسة.
• الجهات الرسمية عند الطلب النظامي أو لحماية حقوقنا وسلامتنا وممتلكاتنا.
• الجهة الخلف في حال إعادة التنظيم أو نقل إدارة الحدث.

نحن لا نبيع بياناتك الشخصية.

7) نقل البيانات عبر الحدود

عند نقل البيانات خارج بلدك، نُطبق ضمانات مناسبة (مثل الشروط التعاقدية) وفقًا للقوانين المعمول بها.

8) مدة الاحتفاظ

• سجلات التسجيل والمعاملات: [مثال: 6 سنوات]
• بيانات التسويق: حتى تلغي اشتراكك أو تسحب موافقتك، مع فترة وجيزة لتثبيت تفضيلك.
• السجلات التقنية: [مثال: 12–24 شهرًا]

9) ملفات تعريف الارتباط (الكوكيز) والتقنيات المشابهة

نستخدم الكوكيز/البكسلات لتشغيل الموقع وتذكّر التفضيلات وتحليل الزيارات وتخصيص المحتوى. يمكنك إدارة الكوكيز عبر إعدادات المتصفح أو لافتة الكوكيز لدينا. للتحليلات والتسويق قد نستخدم أدوات مثل Google Analytics وبكسلات الإعلانات، ويمكنك الانسحاب بحسب المتطلبات النظامية أو عبر أدوات كل مزوّد.

10) حقوقك

• الوصول إلى بياناتك أو تصحيحها أو حذفها.
• الاعتراض على المعالجة أو تقييدها.
• سحب الموافقة في أي وقت (دون التأثير على المعالجة المشروعة سابقًا).
• نقل البيانات إلى خدمة أخرى.
• تقديم شكوى لدى جهة حماية البيانات.

لممارسة هذه الحقوق، تواصل معنا عبر [privacy@awqafconf.com]، وقد نحتاج للتحقق من هويتك.

11) خصوصية الأطفال

خدماتنا غير موجهة لمن هم دون السن المحدد حسب القانون المحلي. لا نجمع بيانات الأطفال عن قصد دون موافقة مناسبة.

12) الأمان

نُطبق تدابير تقنية وتنظيمية لحماية البيانات من الوصول أو التعديل أو الإفصاح أو الإتلاف غير المصرّح به. ومع ذلك لا توجد وسيلة نقل أو تخزين آمنة بنسبة 100%.

13) روابط لأطراف ثالثة

قد يتضمن موقعنا روابط لمواقع أخرى، ولسنا مسؤولين عن ممارسات الخصوصية لديها. يُرجى مراجعة سياساتها.

14) تحديثات السياسة

قد نحدّث هذه السياسة من وقت لآخر. سنُخطر بالتغييرات الجوهرية عبر الموقع أو البريد الإلكتروني. يُرجى مراجعة هذه الصفحة دوريًا.

15) التواصل

لاستفسارات الخصوصية أو طلبات الوصول أو الشكاوى: [privacy@awqafconf.com]